Demande de pré-état daté après 18 h : un agent vocal IA répond pour le syndic de copropriété

Un copropriétaire qui vend son appartement appelle son syndic le soir pour obtenir le pré-état daté que réclame son notaire. Le cabinet est fermé. Un agent vocal IA répond à sa place : il donne le prix et le délai fixés par le cabinet, envoie le formulaire de demande par SMS et transmet au gestionnaire les questions qui relèvent de lui.

En bref

• L'agent répond à toute heure aux questions courantes des copropriétaires, à partir de la base de connaissance du cabinet.
• Pour un pré-état daté, il envoie par SMS le lien du formulaire en ligne, avec l'accord de l'appelant.
• Il note le nom, l'e-mail, la résidence et le numéro de lot : le gestionnaire reçoit une demande complète.
• Il ne se prononce jamais sur la répartition des charges entre vendeur et acquéreur : il prend un message pour un rappel.
• Il ne transfère au gestionnaire d'astreinte que les vraies urgences des parties communes.

Pourquoi le pré-état daté fait-il sonner le téléphone du syndic ?

À chaque vente d'un lot, le vendeur doit réunir des informations que seul le syndic détient. L'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation impose de les remettre à l'acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente. On y trouve les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années et le montant des charges des deux exercices précédents.

Le pré-état daté rassemble ces informations. Selon la FNAIM, si elles manquent à la signature du compromis, le délai de rétractation de l'acquéreur ne court qu'à partir de leur réception. Le vendeur est donc pressé, et il appelle.

Il ne faut pas le confondre avec l'état daté, établi par le syndic au moment de la vente. Selon service-public.fr, son coût est limité à 380 € TTC et il est facturé au vendeur. Ces questions reviennent à chaque vente : comment faire la demande, combien ça coûte, quel délai, qui paie quoi. Et un vendeur qui travaille en journée ne peut souvent appeler qu'après la fermeture du cabinet.

Le scénario : un vendeur appelle le syndic un mardi à 18 h 50

Delorme Copropriétés est un cabinet de syndic fictif, installé à Poitiers. Il ouvre du lundi au vendredi et ferme à 18 h (17 h le vendredi). Son agent vocal s'appelle Claire. Une gestionnaire d'astreinte, Sandrine, est prévue pour les urgences des parties communes.

Mardi 10 novembre, 18 h 50. Patrick Roussel, copropriétaire fictif d'un T3 à la résidence Les Tilleuls, vend son appartement. Son notaire lui réclame le pré-état daté. Il veut savoir comment le demander, combien il coûte et quand il l'aura. Il a aussi une question sur le ravalement voté à la dernière assemblée générale.

Voici l'appel, tel qu'il a été simulé avec les consignes réelles de l'agent.

L'appel, réplique par réplique

Appel du mardi, à 18 h 50.

1. Claire (agent vocal) Bonjour, je suis l'assistant virtuel de Delorme Copropriétés. Pour vous offrir le meilleur service, cet échange est enregistré et analysé. Comment puis-je vous aider ?
2. Appelant Bonjour, oui, Patrick Roussel, je suis copropriétaire aux Tilleuls à Poitiers. J'ai vendu mon appartement, le notaire me demande un pré-état daté. Comment je fais pour l'avoir ?
3. Claire (agent vocal) Très bien, monsieur Roussel. La demande de pré-état daté se fait avec le formulaire en ligne du cabinet, et le document vous est ensuite envoyé sous dix jours ouvrés après réception du formulaire complet. Voulez-vous que je vous envoie le lien de ce formulaire par SMS sur le numéro depuis lequel vous appelez ? L'agent répond avec les informations de la base de connaissance du cabinet, puis propose le formulaire par SMS, comme le prévoit la consigne du gérant. Le copropriétaire connaît la marche à suivre dès la première réponse.
4. Appelant Oui, le SMS c'est bien. Et ça coûte combien, ce document ?
5. Claire (agent vocal) Le pré-état daté est facturé cent cinquante euros TTC, à la charge du copropriétaire vendeur.
6. L'agent envoie le SMS — réponse de l'outil : « C'est envoyé : le client va recevoir le SMS avec le lien. »
7. Claire (agent vocal) Je viens de vous envoyer le SMS avec le lien du formulaire. Pour l'accusé de réception et l'envoi du document, pouvez-vous me donner votre adresse e-mail ?
8. Appelant patrick.roussel86@example.com. Dites, dix jours ouvrés, c'est long. Je peux l'avoir avant la fin de la semaine ?
9. Claire (agent vocal) C'est noté, patrick point roussel quatre-vingt-six arobase example point com. Je ne peux malheureusement pas vous promettre le document avant la fin de la semaine : le délai prévu est de dix jours ouvrés après réception du formulaire complet, donc le mieux est de le remplir dès que possible. Pouvez-vous me donner l'adresse exacte de la résidence Les Tilleuls ? Le copropriétaire demande un délai plus court : l'agent s'en tient aux dix jours ouvrés de la base de connaissance, comme l'exige la consigne. Le cabinet n'est engagé sur aucun délai intenable.
10. Appelant 22 avenue de Nantes, à Poitiers. Lot numéro 14.
11. Claire (agent vocal) C'est noté : résidence Les Tilleuls, vingt-deux avenue de Nantes à Poitiers, lot numéro quatorze. L'agent reformule l'adresse et le numéro de lot avant de transmettre la demande : le gestionnaire reçoit un dossier qu'il peut traiter sans rappeler.
12. L'agent transmet la demande à l'établissement (client_nom : Patrick Roussel, client_email : patrick.roussel86@example.com, besoin : Demande de pré-état daté suite à la vente de son appartement (demandé par le notaire). Résidence Les Tilleuls, 22 avenue de Nantes, 86000 Poitiers, lot n°14. Lien du formulaire en ligne envoyé par SMS. Le client souhaiterait obtenir le document avant la fin de la semaine. Aucun délai plus court que 10 jours ouvrés ne lui a été promis.) — réponse de l'outil : « C'est noté, la demande a bien été enregistrée. »
13. Claire (agent vocal) Votre demande a bien été transmise au cabinet, et le pré-état daté vous sera envoyé par e-mail dès que le formulaire complet aura été traité. Si vous indiquez l'adresse e-mail de votre notaire dans le formulaire, il pourra aussi le recevoir directement. Puis-je faire autre chose pour vous ?
14. Appelant Ah, j'ai pas son e-mail sous la main, je lui demanderai. Autre chose oui, le ravalement qui a été voté à la dernière AG, c'est moi qui paie ou c'est l'acheteur ? J'ai besoin de savoir maintenant.
15. Claire (agent vocal) Je comprends que ce soit urgent pour vous, mais je ne peux pas répondre à cette question : c'est votre notaire ou le gestionnaire de la copropriété qui peut vous dire qui paie le ravalement. Souhaitez-vous que je transmette votre question au gestionnaire, qui vous rappellera sous quarante-huit heures ouvrées ? La répartition du ravalement entre vendeur et acquéreur est exclue par consigne : l'agent oriente vers le notaire ou le gestionnaire et propose un rappel sous 48 h ouvrées. Aucun avis juridique n'est donné au nom du cabinet.
16. Appelant Bon, d'accord, oui faites-le rappeler. Et sinon, le PV de cette AG, je le trouve où ?
17. Claire (agent vocal) Le procès-verbal de cette assemblée générale est consultable sur votre extranet copropriétaire, qui contient les procès-verbaux des trois dernières assemblées. Vos identifiants de connexion figurent sur chacun de vos appels de fonds. L'emplacement du procès-verbal vient de la base de connaissance : l'agent renvoie vers l'extranet copropriétaire, sans créer de demande en plus pour le cabinet.
18. L'agent transmet la demande à l'établissement (client_nom : Patrick Roussel, client_email : patrick.roussel86@example.com, besoin : Demande de rappel par le gestionnaire (sous 48 h ouvrées) : le client souhaite savoir si le ravalement voté à la dernière AG est à sa charge ou à celle de l'acquéreur, dans le cadre de la vente de son appartement. Résidence Les Tilleuls, 22 avenue de Nantes, 86000 Poitiers, lot n°14. Le client indique que c'est urgent pour lui.) — réponse de l'outil : « C'est noté, la demande a bien été enregistrée. »
19. Claire (agent vocal) Votre question sur le ravalement a bien été transmise, et le gestionnaire vous rappellera sous quarante-huit heures ouvrées. Puis-je faire autre chose pour vous ?
20. Appelant Non, c'est tout. Merci, au revoir.
21. Claire (agent vocal) Très bien, je vous en prie, monsieur Roussel.
22. L'agent raccroche

La configuration de l'agent

Voici les réglages de l'établissement fictif, tels qu'un gérant les renseigne dans le tunnel de création de Fonixia. Les consignes que l'agent a suivies pendant l'appel en découlent.

Ce que l'agent a fait, et ce que le syndic de copropriété y gagne

Chaque réponse de l'agent découle d'un réglage précis du cabinet. Rien n'est improvisé.

Ce que fait l'agent	Le réglage qui le permet	Ce que le cabinet y gagne
Il annonce dès l'accueil que l'échange est enregistré	Phrase d'accueil générée par Fonixia	L'appelant est informé d'emblée
Il retient le nom donné en passant et ne le redemande pas	Règle de conversation de l'agent	Un appel plus court et plus agréable
Il donne la marche à suivre, le prix et le délai	Base de connaissance	Le gestionnaire n'a plus à répéter ces réponses
Il envoie le formulaire par SMS, avec l'accord de l'appelant	Lien SMS et consigne du gérant	La demande arrive par le bon canal
Il note l'e-mail, l'adresse de la résidence et le lot	Informations à demander et consigne	Un dossier prêt à traiter
Il s'en tient au délai de dix jours ouvrés	Consigne sur les délais	Aucun engagement que le cabinet ne pourrait tenir
Il renvoie la question du ravalement au notaire ou au gestionnaire	Consigne sur la répartition des charges	Aucun avis juridique donné au nom du cabinet
Il indique l'extranet pour le procès-verbal	Base de connaissance	Pas de demande de document en plus
Il ne transfère pas l'appel à l'astreinte	Consigne d'astreinte	Sandrine n'est dérangée que pour une urgence

Le lendemain matin, le gestionnaire trouve deux récapitulatifs par e-mail. Le premier porte sur la demande de pré-état daté, avec la résidence et le lot n° 14. Le second contient la question du ravalement, à rappeler sous 48 h ouvrées. La transcription et le résumé de l'appel sont disponibles. Il n'a rien à redemander.

Comment configurer le même agent pour votre syndic de copropriété ?

1. Suivez le tunnel de création guidé. Choisissez le métier « Syndic de copropriété », puis saisissez vos prestations avec leur durée et leur prix (pré-état daté, état daté, rendez-vous avec le gestionnaire) et vos horaires.
2. Choisissez le mode d'agenda. Prise de message, comme ici, ou Google Agenda, Outlook, ou un lien de prise de rendez-vous envoyé par SMS. Calendly est aussi relié, et d'autres connecteurs existent (CRM, support) sur la page des intégrations disponibles.
3. Rédigez vos consignes et votre base de connaissance. Tarifs, délais, formulaire en ligne, extranet, numéro de l'ascensoriste, sujets à ne jamais trancher.
4. Ajoutez vos contacts de transfert. Le gestionnaire d'astreinte, avec les cas précis où il doit être appelé.
5. Indiquez les informations à demander à l'appelant. Le nom et l'e-mail ; vos consignes peuvent ajouter la résidence et le numéro de lot.
6. Activez l'envoi de lien par SMS vers votre formulaire de demande de pré-état daté.
7. Testez l'agent gratuitement dans le simulateur, en jouant un vendeur pressé ou un copropriétaire face à une fuite.
8. Branchez votre ligne. Renvoyez les appels depuis votre numéro actuel, le soir ou en permanence, ou utilisez un numéro dédié.
9. Après chaque appel, vous recevez la transcription, un résumé et un e-mail récapitulatif.

Le détail des réglages pour votre métier se trouve sur la page agent vocal IA pour syndic de copropriété. Pour les questions récurrentes, voyez aussi le guide pour automatiser la réponse aux questions fréquentes.

Les bons réglages pour un syndic de copropriété

• Listez vos urgences avec précision. Fuite, porte de parking bloquée, panne d'électricité dans la cage d'escalier : l'agent transfère ces cas, et seulement ceux-là. Gardez un contact d'astreinte joignable. Le guide sur le transfert d'appel et la gestion des urgences vous aide à les définir.
• Écrivez vos tarifs et délais réels. L'agent ne cite que ce que contient votre base de connaissance. Pour l'état daté, votre tarif doit respecter le plafond de 380 € TTC rappelé par service-public.fr.
• Indiquez où trouver les documents. Extranet, identifiants sur les appels de fonds, procès-verbaux : chaque réponse donnée par l'agent est un appel de moins pour vos gestionnaires.
• Relisez les résumés chaque matin. Les rappels promis sous 48 h ouvrées sont tous listés, avec le nom, le lot et la question.
• Comptez sur sa prudence. L'agent ne donne jamais de conseil juridique et n'invente rien. Si une information manque, il prend un message pour le cabinet.

Pour une agence de transaction, le cas de la permanence téléphonique du dimanche montre un autre usage.

En résumé

Les demandes de pré-état daté reviennent à chaque vente, souvent après la fermeture du cabinet. Un agent vocal IA y répond avec vos propres informations, envoie le formulaire par SMS et note tout ce dont le gestionnaire a besoin. Les questions de répartition des charges vont au notaire ou au gestionnaire, et l'astreinte ne sonne que pour une vraie urgence. Vos gestionnaires commencent la journée avec des demandes complètes, sans appels à rattraper.

Questions fréquentes

Un agent vocal IA peut-il traiter une demande de pré-état daté ?

Oui, pour la partie téléphonique. L'agent explique la marche à suivre, donne le prix et le délai fixés par le cabinet, puis envoie par SMS le lien du formulaire en ligne, avec l'accord de l'appelant. Il note le nom, l'e-mail, la résidence et le numéro de lot, et transmet un récapitulatif au cabinet.

Quelle est la différence entre le pré-état daté et l'état daté ?

Le pré-état daté rassemble les informations que le vendeur doit remettre à l'acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente, selon l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation. L'état daté est établi par le syndic au moment de la vente. Selon service-public.fr, son coût est limité à 380 € TTC et il est facturé au vendeur.

L'agent peut-il dire qui, du vendeur ou de l'acheteur, paie les travaux votés ?

Non. L'agent ne donne aucun avis juridique. Quand le cabinet le prévoit dans ses consignes, il oriente vers le notaire ou le gestionnaire et prend un message pour un rappel.

Que se passe-t-il en cas d'urgence dans les parties communes le soir ?

Le cabinet indique dans ses consignes les situations à transférer, par exemple une fuite ou une porte de parking bloquée. L'agent transfère alors l'appel au gestionnaire d'astreinte. Pour les autres demandes, il prend un message.

Comment le gestionnaire retrouve-t-il les appels reçus hors des horaires ?

Après chaque appel, le cabinet reçoit un e-mail récapitulatif, la transcription et un résumé. Le nom, l'e-mail, la résidence, le lot et la question de l'appelant y figurent. Le gestionnaire peut traiter la demande ou rappeler sans rien redemander.

Combien coûte un agent vocal comme celui-ci ?

Les forfaits sont sans engagement et sans frais de mise en place :

• Start — 79 € TTC/mois : 120 minutes incluses (puis 0,30 € TTC/min au-delà) et 30 SMS inclus.
• Pro — 119 € TTC/mois : 320 minutes incluses (puis 0,22 € TTC/min au-delà) et 100 SMS inclus.
• Premium — 199 € TTC/mois : 720 minutes incluses (puis 0,15 € TTC/min au-delà) et 250 SMS inclus.

Le détail est sur la page tarifs. Vous pouvez aussi écouter un appel réel de notre propre agent avant de vous décider.

Sources

• Article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation (Légifrance)
• Faut-il un état daté pour vendre un lot de copropriété ? (service-public.fr)
• Qu'est-ce que le « pré-état daté » ? Quelles obligations ? (FNAIM)

Scénario illustratif publié le 06/11/2026. Les faits et chiffres cités ont été vérifiés auprès des sources ci-dessus à cette date.