Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 septembre 2026

La présente politique décrit comment Fonixia collecte, utilise et protège les données personnelles des utilisateurs de son service d'agent vocal téléphonique, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

1. Éditeur du service

L'identité de l'éditeur, son siège social, son SIRET et son hébergeur sont détaillés dans les mentions légales.

2. Données que nous collectons

Selon votre usage du service, nous traitons les catégories de données suivantes :

  • Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké de façon chiffrée). En cas de connexion via Google : e-mail, nom et photo de profil.
  • Établissement : nom, adresse, téléphone, prestations, horaires, consignes.
  • Agenda Google : avec votre autorisation explicite, accès à votre agenda pour consulter les disponibilités et créer des rendez-vous (portées calendar.events et calendar.readonly).
  • Appels téléphoniques : numéro de l'appelant, transcription de la conversation, enregistrement audio, résumé, durée, coût, statut et date du rendez-vous.
  • Notifications : numéro de téléphone (SMS de confirmation) et adresse e-mail de l'établissement.
  • Paiement : les données de paiement sont traitées directement par notre prestataire Stripe ; nous ne stockons aucune coordonnée bancaire.
  • Journaux techniques : adresse IP et volume de requêtes par compte, agrégés par tranche d'une heure, pour détecter les usages anormaux et protéger le service.

3. Finalités et bases légales

  • Fourniture du service (répondre aux appels, prendre des rendez-vous, envoyer les confirmations) — base : exécution du contrat.
  • Gestion du compte et facturation — base : exécution du contrat et obligations légales.
  • Amélioration et sécurité du service, y compris la détection d'usages anormaux (volumes de requêtes) et la protection des formulaires publics contre les robots — base : intérêt légitime.
  • Accès à l'agenda Google — base : votre consentement, révocable à tout moment.

4. Sous-traitants et destinataires

Pour fournir le service, certaines données sont transmises aux prestataires ci-dessous, agissant en qualité de sous-traitants. Ils sont présentés par rôle, afin que le trajet réel d'un appel soit lisible.

Pour chaque appel

  • Twilio (fourniture du numéro de téléphone et acheminement de l'appel) — États-Unis / Irlande
  • Vapi (orchestration de l'appel vocal) — États-Unis
  • Deepgram (transcription de la parole) — États-Unis
  • OpenAI (modèle d'intelligence artificielle qui formule les réponses de l'agent) — États-Unis / Irlande ; les données transmises par son interface de programmation ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles
  • Cartesia (synthèse de la voix) — États-Unis
  • Cloudflare (stockage des enregistrements d'appel, pour le compte de Vapi ; protection anti-robot des formulaires publics via Turnstile, qui reçoit l'adresse IP du visiteur) — États-Unis
  • OVHcloud (hébergement de la plateforme, de la base de données et de la messagerie) — France

Selon la configuration de votre établissement

  • Google (authentification et Google Agenda, si vous connectez votre agenda) — États-Unis
  • Microsoft (authentification et Outlook Agenda, si vous connectez votre agenda) — États-Unis / Union européenne
  • Brevo (envoi des SMS de confirmation et de rappel) — Union européenne
  • OVHcloud et Telnyx (fournisseurs de SMS alternatifs) — France / États-Unis
  • ElevenLabs (synthèse vocale, notamment pour le clonage de voix du forfait Premium) — États-Unis
  • Telnyx (moteur vocal alternatif) — États-Unis
  • Stripe (paiement de l'abonnement ; nous ne conservons aucune coordonnée bancaire) — États-Unis / Irlande

Pour les services annexes du site et de l'espace client

  • xAI (Grok) (démonstration publique et simulateur de test d'agent, jamais les appels réels) — États-Unis, configuration « Zero Data Retention » activée : les échanges ne sont pas conservés ni réutilisés par xAI pour l'entraînement de ses modèles
  • Groq (assistant conversationnel du site, transcription du simulateur de test et synthèses internes) — États-Unis, sans réutilisation des données pour l'entraînement de modèles

Les outils que vous connectez vous-même

Depuis votre espace client, vous pouvez relier vos propres outils — logiciel de relation client, agenda, caisse, support, automatisation. Les données que vous choisissez d'y transmettre sont alors envoyées à l'éditeur concerné, à votre initiative et sous votre responsabilité. Aucune donnée n'est transmise à un outil que vous n'avez pas connecté, et la déconnexion interrompt immédiatement ces transferts.

Les transferts hors UE sont encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types ou mécanismes équivalents).

5. Durée de conservation

  • Données de compte : pendant toute la durée du contrat, puis supprimées ou anonymisées dans un délai de 3 ans.
  • Enregistrements et transcriptions d'appels : 12 mois, puis suppression.
  • Données de facturation : conservées 10 ans conformément aux obligations comptables.
  • Journaux techniques de volumétrie : 30 jours, puis suppression automatique.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition sur vos données. Vous pouvez également retirer à tout moment votre consentement à l'accès à Google Agenda (via votre compte Google).

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@fonixia.fr. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

7. Utilisation des données Google

L'utilisation et le transfert des informations reçues des API Google par Fonixia respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée. Les données d'agenda sont utilisées uniquement pour consulter vos disponibilités et créer des rendez-vous à votre demande ; elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni exploitées pour entraîner des modèles d'IA.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement des mots de passe, connexions HTTPS, accès restreints) pour protéger vos données contre tout accès non autorisé.

9. Contact

Pour toute question relative à cette politique : contact@fonixia.fr.

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