Kiné qui prend de nouveaux patients : un agent vocal IA répond quand le secrétariat est fermé

Quand le secrétariat d'un cabinet de kinésithérapie ferme à midi, plus personne ne répond l'après-midi : les kinés sont en séance. Un agent vocal IA décroche à leur place. Il dit si le cabinet prend de nouveaux patients, répond aux questions pratiques et envoie par SMS le lien de prise de rendez-vous en ligne. Les séances ne sont pas interrompues.

En bref

• L'agent répond à chaque appel, y compris quand le secrétariat est fermé.
• Il dit si le cabinet accepte de nouveaux patients et donne le délai habituel fixé par le cabinet.
• Il répond sur les documents à apporter, le tiers payant et le parking, à partir de la base de connaissance.
• Il envoie le lien de réservation par SMS : le patient choisit lui-même son créneau.
• Il ne demande ni nom, ni motif, ni symptômes, si c'est ce que le cabinet a décidé.

Pourquoi est-il si difficile de joindre un cabinet de kiné ?

Un kinésithérapeute travaille les mains occupées, d'une séance à l'autre. Il ne peut pas décrocher sans interrompre un patient. Selon le rapport démographique 2024 de l'Ordre des masseurs-kinésithérapeutes, la France compte 109 000 kinés, soit 154,5 pour 100 000 habitants. Les écarts sont forts : plus de 200 en Provence-Alpes-Côte d'Azur, en Occitanie et en Corse, moins de 120 en Normandie, en Centre-Val de Loire et en Île-de-France.

La demande, elle, vient beaucoup des seniors. Selon une étude du Pr Frédéric Bizard réalisée pour l'Ordre (juin 2026), 45 % des actes de kinésithérapie concernent les plus de 65 ans. Les 65-74 ans sont la classe d'âge qui en consomme le plus, avec 23 % des actes. Pour un cabinet, cela veut dire de nombreux appels de patients qui veulent savoir, avant de réserver, comment se passera leur première séance. Un patient qui ne parvient pas à joindre un cabinet peut tout simplement appeler le suivant.

Le scénario : une retraitée appelle un mardi à 12 h 50

Kiné Clos-Fleuri est un cabinet fictif de quatre kinésithérapeutes, situé à Niort. Son secrétariat est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h. L'après-midi, les kinés enchaînent les séances et ne décrochent pas. Tous les rendez-vous se prennent en ligne, sur Doctolib.

Mardi 17 novembre, 12 h 50. Une retraitée niortaise appelle avec l'ordonnance de son médecin. Elle n'est jamais venue au cabinet, et trois autres cabinets lui ont déjà dit non. Elle veut savoir si celui-ci prend de nouveaux patients, puis elle pose ses questions pratiques, une à une. Voici comment l'agent, réglé par le cabinet, lui a répondu.

L'appel, réplique par réplique

Appel du mardi, à 12 h 50.

1. Léa (agent vocal) Bonjour, je suis l'assistant virtuel de Kiné Clos-Fleuri. Pour vous offrir le meilleur service, cet échange est enregistré et analysé. Comment puis-je vous aider ?
2. Appelant Ah bonjour, euh, oui voilà, je voulais savoir si vous preniez encore de nouveaux patients ? Parce que j'ai déjà appelé trois cabinets qui m'ont dit non.
3. Léa (agent vocal) Oui, bonne nouvelle, le cabinet accepte de nouveaux patients. Le délai habituel pour une première séance est d'environ deux à trois semaines. Que puis-je faire pour vous ? L'agent reprend la base de connaissance : le cabinet accepte de nouveaux patients, avec un délai habituel de deux à trois semaines. Aucune date n'est promise, comme le gérant l'a demandé.
4. Appelant Ah, deux-trois semaines, d'accord, ça me va très bien. Et du coup, comment je fais pour prendre rendez-vous, j'ai une ordonnance de mon médecin.
5. Léa (agent vocal) Un instant, je vous prie.
6. L'agent enregistre le rendez-vous (date_heure : 2026-11-17T12:50:00, duree_minutes : 30, prestation : Séance de kinésithérapie au cabinet sur prescription, client_nom : Non communiqué) — réponse de l'outil : « C'est envoyé : le client va recevoir par SMS le lien de prise de rendez-vous en ligne de Kiné Clos-Fleuri. Invite-le à cliquer sur le lien pour choisir son créneau, et confirme que le SMS arrive dans quelques instants. »
7. Léa (agent vocal) Je viens de vous envoyer par SMS le lien de prise de rendez-vous en ligne, vous devriez le recevoir dans quelques instants. Il vous suffira de cliquer dessus pour choisir vous-même le jour et l'heure de votre séance. Pensez à apporter votre ordonnance et votre carte Vitale lors de votre première séance. Puis-je faire autre chose pour vous ? Dès la demande de rendez-vous, l'agent envoie le lien par SMS au numéro de l'appel, sans demander de nom ni de motif. L'ordonnance mentionnée suffit : la patiente choisit elle-même son créneau.
8. Appelant Ah d'accord, très bien, merci. Et dites-moi, est-ce qu'il faudra que j'avance les frais, ou bien c'est remboursé direct ?
9. Léa (agent vocal) Le cabinet pratique le tiers payant sur la part de l'Assurance maladie, vous n'aurez donc pas à l'avancer. Pour la part complémentaire, cela dépend de votre mutuelle : pensez à apporter votre attestation de mutuelle lors de la première séance. Puis-je vous renseigner sur autre chose ? Le tiers payant et l'attestation de mutuelle viennent de la base de connaissance. L'agent ne demande pas le nom de la mutuelle : la consigne du gérant l'exclut.
10. Appelant Ah très bien, d'accord. Et dites-moi, où est-ce que je peux me garer quand je viendrai ?
11. Léa (agent vocal) Vous pourrez vous garer gratuitement sur le parking de six places devant le cabinet, et il y a aussi un parking public au square, à cinquante mètres. Puis-je vous aider pour autre chose ?
12. Appelant Ah d'accord, très bien, merci beaucoup. Ah, au fait, mon mari a aussi une ordonnance, est-ce que je peux prendre son rendez-vous avec le même lien que vous m'avez envoyé ?
13. Léa (agent vocal) Oui, tout à fait. Depuis votre compte Doctolib, vous pouvez ajouter votre mari dans la rubrique « Mes proches », puis réserver sa séance pour lui. Pensez simplement à ce qu'il apporte sa propre ordonnance. Puis-je faire autre chose pour vous ? La réservation pour un proche figure dans la base de connaissance : l'agent explique la rubrique « Mes proches » et rappelle que chaque proche a sa propre ordonnance. Un deuxième patient, sans deuxième appel.
14. Appelant Ah très bien, d'accord, je vais faire ça. Merci beaucoup, au revoir.
15. Léa (agent vocal) Je vous en prie, et bonnes séances à vous et à votre mari.
16. L'agent raccroche

La configuration de l'agent

Voici les réglages de l'établissement fictif, tels qu'un gérant les renseigne dans le tunnel de création de Fonixia. Les consignes que l'agent a suivies pendant l'appel en découlent.

Ce que l'agent a fait, et ce que le kinésithérapeute y gagne

Chaque réponse de l'agent vient d'un réglage précis du cabinet. Rien n'est improvisé.

Ce que fait l'agent	Le réglage qui le permet	Ce que le cabinet y gagne
Il annonce dès l'accueil que l'échange est enregistré	La phrase d'accueil générée par Fonixia	L'appelant est informé dès le début, sans aucun effort de votre part
Il confirme que le cabinet prend de nouveaux patients, avec un délai habituel de deux à trois semaines	La base de connaissance	La patiente sait à quoi s'attendre, et aucune date n'est promise
Il envoie le lien de réservation par SMS dès que la patiente demande un rendez-vous	Le mode d'agenda « lien de prise de rendez-vous par SMS »	Le rendez-vous se prend en ligne, sans que personne ait à rappeler
Il ne demande ni nom, ni motif, ni mutuelle	La consigne du gérant	Aucune donnée de santé n'est échangée au téléphone
Il explique le tiers payant et les documents à apporter	La base de connaissance	La première séance commence avec l'ordonnance, la carte Vitale et l'attestation de mutuelle
Il indique où se garer	La base de connaissance	Une question de moins à l'accueil, une patiente qui arrive à l'heure
Il explique comment réserver pour son mari	La base de connaissance (rubrique « Mes proches »)	Un deuxième patient, sans deuxième appel

L'agent s'en tient à ce que le cabinet lui a donné. Si une information manque, il propose de transmettre la question. Après l'appel, le cabinet reçoit la transcription, un résumé et un e-mail récapitulatif. Le lendemain matin, la secrétaire sait déjà qui a appelé et pourquoi. Pour aller plus loin, voyez notre guide sur la réponse automatique aux questions fréquentes.

Comment configurer le même agent pour votre cabinet de kinésithérapie ?

1. Suivez le tunnel de création guidé. Choisissez le métier, indiquez vos prestations avec leur durée et leur prix (séance sur prescription, massage bien-être), puis vos horaires.
2. Choisissez le mode d'agenda. Google Agenda, Outlook, Calendly, ou l'envoi par SMS de votre lien de prise de rendez-vous. Vous pouvez aussi choisir la simple prise de message. D'autres connecteurs existent (CRM, support…) : voyez la page /integrations-disponibles.
3. Rédigez vos consignes et votre base de connaissance. Nouveaux patients, délai, documents, tiers payant, accès, réservation pour un proche.
4. Ajoutez vos contacts de transfert si certains appels doivent joindre une personne.
5. Choisissez les informations à demander à l'appelant, ou aucune, comme ici.
6. Testez l'agent dans le simulateur gratuit en jouant le patient.
7. Activez le renvoi d'appel depuis votre ligne actuelle, ou prenez un numéro dédié.
8. Lisez vos comptes rendus : transcription, résumé et e-mail après chaque appel.

Le détail du métier est sur la page agent vocal IA pour kinésithérapeute, et la démarche pas à pas dans le guide mettre en place un agent vocal IA en 5 étapes.

Les bons réglages pour un cabinet de kinésithérapie

• Tenez à jour la réponse sur les nouveaux patients. Si le cabinet est complet un temps, modifiez une phrase dans la base de connaissance : l'agent le dira dès l'appel suivant.
• Remplissez la base avec ce que les patients demandent vraiment : documents à apporter, tiers payant, moyens de paiement, parking, accessibilité, réservation pour un proche. Une base complète permet à l'agent de répondre sans jamais improviser.
• Écrivez une consigne claire pour les urgences, avec l'orientation vers le 15 ou le 112. L'agent ne donne jamais de conseil médical et n'invente aucune information : c'est le kiné qui soigne.
• Ajoutez un contact de transfert joignable si vous souhaitez que certains appels parviennent au secrétariat pendant ses horaires.
• Relisez les résumés chaque semaine. Une question qui revient souvent mérite sa ligne dans la base de connaissance.

Fonixia ne se connecte pas à Doctolib : l'agent envoie par SMS le lien de votre page, et le patient réserve lui-même. Si vous gérez votre planning avec Google Agenda, Outlook ou Calendly, l'agent peut consulter vos créneaux et réserver directement. Le cas d'un ostéopathe en séance montre le même principe un soir de semaine.

En résumé

L'après-midi, quand le secrétariat est fermé, l'agent vocal IA prend les appels du cabinet. Il dit si vous acceptez de nouveaux patients, répond aux questions pratiques à partir de votre base de connaissance et envoie le lien de rendez-vous par SMS, sans demander de données de santé. Vos kinés restent auprès de leurs patients, et les nouveaux patients ne restent pas sans réponse.

Questions fréquentes

Un agent vocal IA peut-il dire si mon cabinet de kiné prend de nouveaux patients ?

Oui, si vous l'avez écrit dans sa base de connaissance. L'agent reprend alors votre réponse et le délai habituel que vous avez indiqué, sans promettre de date. Si le cabinet est complet un temps, il suffit de modifier cette phrase pour que l'agent le dise dès l'appel suivant.

L'agent vocal peut-il prendre les rendez-vous directement dans Doctolib ?

Non, Fonixia ne se connecte pas à Doctolib. L'agent envoie par SMS le lien de votre page de prise de rendez-vous, et le patient choisit lui-même son créneau. Si vous utilisez Google Agenda, Outlook ou Calendly, l'agent peut en revanche consulter vos disponibilités et réserver directement.

L'agent demande-t-il des informations médicales aux patients ?

Il ne demande que ce que vous avez prévu dans sa configuration. Vous pouvez lui interdire de demander le nom, le motif ou les symptômes, comme dans ce cas. Il ne donne jamais de conseil médical et oriente vers le 15 ou le 112 en cas d'urgence.

Que se passe-t-il si un patient pose une question à laquelle l'agent n'a pas la réponse ?

L'agent n'invente rien. Il propose de transmettre la question au cabinet. Vous la retrouvez dans le résumé et l'e-mail récapitulatif envoyés après chaque appel, et vous pouvez ajouter la réponse à la base de connaissance.

Faut-il changer de numéro de téléphone pour utiliser un agent vocal IA ?

Non. Vous pouvez renvoyer les appels de votre ligne actuelle vers l'agent, par exemple seulement l'après-midi, ou prendre un numéro dédié. Avant de l'activer, vous pouvez le tester gratuitement dans le simulateur.

Combien coûte un agent vocal comme celui-ci ?

Les forfaits sont sans engagement et sans frais de mise en place :

• Start — 49 €/mois : 60 minutes incluses (puis 0,40 €/min au-delà) et 30 SMS inclus.
• Pro — 99 €/mois : 250 minutes incluses (puis 0,25 €/min au-delà) et 100 SMS inclus.
• Business — 199 €/mois : 700 minutes incluses (puis 0,20 €/min au-delà) et 250 SMS inclus.

Le détail est sur la page tarifs. Vous pouvez aussi écouter un appel réel de notre propre agent avant de vous décider.

Sources

• Ordre des masseurs-kinésithérapeutes : rapport de la démographie des kinésithérapeutes 2024 (communiqué, 18 novembre 2024)
• Pr Frédéric Bizard, Quel avenir pour la kinésithérapie en France ? Synthèse (juin 2026)

Scénario illustratif publié le 11/11/2026. Les faits et chiffres cités ont été vérifiés auprès des sources ci-dessus à cette date.