Ostéopathe en séance : un agent vocal IA répond au téléphone et envoie le lien Doctolib

Un ostéopathe en séance ne peut pas décrocher. Un agent vocal IA répond à sa place : il donne les tarifs, les moyens de paiement et l'accès au cabinet, puis envoie par SMS le lien Doctolib pour que le patient choisisse lui-même son créneau. Le praticien n'est jamais interrompu et n'a personne à rappeler.

En bref

• L'agent répond pendant les séances, y compris en fin de journée, sans déranger l'ostéopathe.
• Il répond aux questions pratiques avec votre base de connaissance : tarifs affichés, paiement, note d'honoraires, parking.
• Il envoie par SMS votre lien de réservation en ligne. Le patient réserve seul, Doctolib reste votre seul agenda.
• Il ne demande ni nom, ni âge, ni motif si vous le lui interdisez, et ne donne jamais d'avis médical.
• Il applique vos consignes : pas de transfert ni de rappel si vous n'en voulez pas.

Pourquoi un ostéopathe manque-t-il des appels en fin de journée ?

Pendant une séance, l'ostéopathe a les mains occupées et toute son attention va au patient. Décrocher, c'est interrompre un soin. Le téléphone sonne donc dans le vide, ou bascule sur un répondeur que personne n'écoute avant le soir.

La demande est pourtant forte. Selon un sondage Odoxa de septembre 2025 relayé par Egora, 55 % des Français ont consulté un ostéopathe au cours des cinq dernières années, et un sur quatre dans les douze derniers mois. Le recours est plus élevé chez les 25-49 ans et les salariés : des actifs qui appellent quand ils sont libres, par exemple en sortant du bureau.

L'offre est large, elle aussi. Le registre ADELI comptait 41 579 ostéopathes inscrits au 1er janvier 2024, selon l'étude démographique d'osteopathes.pro. Un patient qui tombe sur un répondeur peut tout simplement appeler le cabinet suivant.

Quel est le scénario de ce cas pratique ?

Ostéo Pré-Leroy est un cabinet fictif, situé à Niort. L'ostéopathe y travaille seul et ses patients réservent uniquement sur Doctolib. Ses consignes sont claires : l'agent envoie le lien par SMS, il ne demande aucune information personnelle ni le motif de la consultation, et il ne propose ni transfert ni rappel.

Nous sommes le jeudi 12 novembre, à 18 h 25. L'ostéopathe est en séance jusqu'à 20 h. Julien, 38 ans, chef de projet, appelle en marchant vers sa voiture. Il n'est jamais venu au cabinet. Il veut un rendez-vous ce samedi matin, puis il pose des questions sur le paiement, la facture et le stationnement. Il est pressé, et un peu agacé de tomber sur un assistant.

Voici l'appel, tel qu'il a été simulé avec les consignes et les outils réels de l'agent.

L'appel, réplique par réplique

Appel du jeudi, à 18 h 25.

1. Léa (agent vocal) Bonjour, je suis l'assistant virtuel d'Ostéo Pré-Leroy. Pour vous offrir le meilleur service, cet échange est enregistré et analysé. Comment puis-je vous aider ?
2. Appelant Ah, bonjour. Euh, je voudrais un rendez-vous, idéalement samedi matin. Est-ce qu'il reste une place ?
3. Léa (agent vocal) Je ne vois pas l'agenda en direct, mais les créneaux du samedi matin s'ouvrent sur Doctolib trois semaines à l'avance et partent très vite. Le cabinet est ouvert le samedi de neuf heures à treize heures. S'agit-il d'une consultation pour un adulte ou pour un enfant de moins de douze ans ? L'agent ne promet pas de place : il donne la règle d'ouverture des créneaux du samedi, tirée de la base de connaissance, puis pose une seule question, celle de la prestation.
4. Appelant Pour un adulte, c'est pour moi.
5. Léa (agent vocal) Très bien, un instant je vous prie.
6. L'agent enregistre le rendez-vous (date_heure : 2026-11-14T09:00:00, duree_minutes : 45, prestation : Consultation d'ostéopathie adulte, client_nom : Non communiqué) — réponse de l'outil : « C'est envoyé : le client va recevoir par SMS le lien de prise de rendez-vous en ligne de Ostéo Pré-Leroy. Invite-le à cliquer sur le lien pour choisir son créneau, et confirme que le SMS arrive dans quelques instants. »
7. Léa (agent vocal) C'est envoyé : vous allez recevoir dans quelques instants un SMS avec le lien Doctolib du cabinet, où vous pourrez choisir vous-même votre créneau. Pour le samedi matin, je vous conseille de consulter ce lien régulièrement, car les places partent vite. Puis-je faire autre chose pour vous ? Le SMS part avant que l'agent ne l'annonce : il ne confirme l'envoi qu'après la réponse de l'outil. Le patient choisit ensuite lui-même son créneau sur Doctolib.
8. Appelant Ah oui d'accord, je regarderai le lien. Sinon, euh, je peux payer par carte sur place ? Et j'aurai une facture ?
9. Léa (agent vocal) Oui, vous pourrez régler par carte bancaire à la fin de la séance, ou si vous préférez par espèces ou par chèque. Une note d'honoraires vous sera remise à chaque séance, sur papier ou par e-mail : il suffira de l'indiquer directement à l'ostéopathe. Puis-je vous renseigner sur autre chose ? Les deux questions reçoivent une réponse exacte, tirée de la base de connaissance : moyens de paiement, moment du règlement, note d'honoraires sur papier ou par e-mail.
10. Appelant Ah d'accord, ça marche. Sinon, je pourrais parler directement à l'ostéopathe, juste deux minutes ?
11. Léa (agent vocal) Je suis désolée, l'ostéopathe ne prend pas d'appels pendant ses séances et ne rappelle pas. Vous pourrez tout lui expliquer directement lors de votre consultation. S'il s'agit d'une question pratique, puis-je vous aider ? La consigne du gérant est appliquée : ni transfert ni rappel. L'agent refuse poliment et propose son aide pour une question pratique.
12. Appelant Ah bon, d'accord, tant pis. Sinon, question pratique, où est-ce qu'on peut se garer près du cabinet ?
13. Léa (agent vocal) Quatre places sont réservées aux patients dans la cour du cabinet, et vous pouvez aussi stationner gratuitement dans la rue voisine. Puis-je vous renseigner sur autre chose ? Le stationnement est décrit précisément, d'après la base de connaissance : un nouveau patient trouve le cabinet sans avoir à rappeler.
14. Appelant Non c'est bon, merci. Au revoir.
15. Léa (agent vocal) Très bien, je vous en prie, et bonne consultation.
16. L'agent raccroche

La configuration de l'agent

Voici les réglages de l'établissement fictif, tels qu'un gérant les renseigne dans le tunnel de création de Fonixia. Les consignes que l'agent a suivies pendant l'appel en découlent.

Ce que l'agent a fait, et ce que l'ostéopathe y gagne

En moins de deux minutes, Julien a reçu le lien de réservation et obtenu une réponse à toutes ses questions. L'ostéopathe, lui, n'a rien entendu de l'appel. Chaque réponse de l'agent vient d'un réglage précis.

Ce que fait l'agent	Le réglage qui le permet	Ce que l'ostéopathe y gagne
Il annonce dès l'accueil que l'échange est enregistré	La phrase d'accueil générée par Fonixia	Le patient sait dès le départ dans quel cadre il parle
Il explique comment s'ouvrent les créneaux du samedi	Les délais écrits dans la base de connaissance	Aucun faux espoir, le patient sait quand regarder
Il pose une seule question : adulte ou enfant	Les prestations configurées et la consigne « ni nom, ni âge, ni motif »	Aucune donnée de santé recueillie au téléphone
Il envoie le lien Doctolib par SMS	Le mode d'agenda « lien par SMS »	Le patient réserve seul, sans double saisie
Il répond sur la carte bancaire et la note d'honoraires	La base de connaissance	Aucune question à traiter entre deux patients
Il décline poliment le « juste deux minutes »	La consigne : ni transfert ni rappel	Une séance jamais interrompue, aucune liste de rappels le soir
Il indique les places de la cour et la rue voisine	La base de connaissance	Un nouveau patient qui trouve le cabinet sans appeler

Après l'appel, l'ostéopathe retrouve la transcription, un résumé et un e-mail récapitulatif. Il voit qu'un nouveau patient a reçu le lien, sans avoir rien à faire.

Comment configurer le même agent pour votre cabinet d'ostéopathie ?

1. Suivez le tunnel de création guidé. Choisissez le métier « Ostéopathe », puis saisissez vos prestations avec leur durée et leur prix (adulte, enfant, nourrisson…), et vos horaires.
2. Choisissez le mode d'agenda. Fonixia ne se connecte pas à Doctolib : choisissez le mode « lien de prise de rendez-vous par SMS » et collez l'adresse de votre page. Si vous gérez vos rendez-vous dans Google Agenda, Outlook ou Calendly, l'agent peut réserver lui-même. Les autres connecteurs sont listés sur la page des intégrations.
3. Rédigez vos consignes et votre base de connaissance. Écrivez ce que l'agent ne doit jamais demander, et ajoutez vos tarifs, vos moyens de paiement, vos délais et l'accès au cabinet.
4. Ajoutez des contacts de transfert, si vous le souhaitez. Un associé ou un secrétariat, par exemple. Vous pouvez aussi n'en mettre aucun, comme ici.
5. Choisissez les informations à demander. Dans ce cas, aucune. Vous pouvez aussi demander un nom ou un numéro de rappel.
6. Testez dans le simulateur gratuit. Posez les questions de vos patients et ajustez vos textes.
7. Activez la ligne. Renvoyez vos appels depuis votre numéro actuel, ou prenez un numéro dédié.

Tous les réglages propres au métier sont décrits sur la page agent vocal IA pour ostéopathe.

Les bons réglages pour un ostéopathe

• Écrivez vos tarifs tels qu'ils sont affichés au cabinet. L'agent les cite mot pour mot. Il n'invente jamais un prix : s'il ne trouve pas une information, il le dit.
• Décrivez la remise de la note d'honoraires. Un arrêté du 3 octobre 1983, toujours en vigueur, impose une note pour toute prestation de 25 € TTC ou plus, remise avant le paiement. Les patients posent souvent la question pour leur mutuelle : la réponse doit être dans la base.
• Tenez vos délais à jour. Si vos créneaux du samedi s'ouvrent à une date précise, écrivez-le. L'agent oriente alors le patient au bon moment.
• Comptez sur ses limites. L'agent ne donne jamais d'avis médical et ne promet aucun remboursement. En cas d'urgence grave, ses consignes de base l'invitent à orienter vers le 15. Pour aller plus loin, lisez notre guide sur la réponse automatique aux questions fréquentes.
• Relisez les résumés la première semaine. Une question qui revient souvent signale une information à ajouter dans la base.

En résumé

Un ostéopathe en séance ne peut pas répondre, et ses patients appellent quand ils sont libres. Un agent vocal IA répond à leurs questions pratiques avec les informations que vous lui avez données, puis envoie votre lien Doctolib par SMS. Il ne pose aucune question sur la santé et suit vos consignes à la lettre. Vous gardez vos séances sans interruption, et vos patients repartent avec leur lien de réservation.

Questions fréquentes

Un agent vocal IA peut-il prendre des rendez-vous dans Doctolib ?

Non, Fonixia ne se connecte pas à Doctolib. L'agent envoie par SMS le lien de votre page de réservation au numéro de l'appelant, et le patient choisit lui-même son créneau. Si vous utilisez Google Agenda, Outlook ou Calendly, l'agent peut en revanche réserver directement.

L'agent demande-t-il des informations de santé au patient ?

Seulement si vous le prévoyez. Vous pouvez lui interdire de demander le nom, l'âge, la mutuelle ou le motif de consultation. S'il ne doit rien demander, il interrompt poliment un patient qui commence à décrire son problème. Il ne donne jamais d'avis médical.

Que se passe-t-il si un patient veut parler directement à l'ostéopathe ?

L'agent applique vos consignes. Il peut transférer l'appel vers un contact que vous avez désigné, prendre un message, ou expliquer que l'ostéopathe ne prend pas d'appels pendant ses séances. Dans tous les cas, votre séance n'est pas interrompue sans votre accord.

Le patient sait-il qu'il parle à un assistant virtuel ?

Oui. La phrase d'accueil présente l'assistant virtuel du cabinet et précise que l'échange est enregistré et analysé. Le patient le sait dès le début de l'appel.

Comment tester l'agent avant de l'activer sur la ligne du cabinet ?

Le simulateur de Fonixia est gratuit. Vous y posez les questions de vos patients et vous ajustez vos consignes et votre base de connaissance. Ensuite, vous renvoyez vos appels vers l'agent depuis votre ligne actuelle, ou vous prenez un numéro dédié.

Combien coûte un agent vocal comme celui-ci ?

Les forfaits sont sans engagement et sans frais de mise en place :

• Start — 49 €/mois : 60 minutes incluses (puis 0,40 €/min au-delà) et 30 SMS inclus.
• Pro — 99 €/mois : 250 minutes incluses (puis 0,25 €/min au-delà) et 100 SMS inclus.
• Business — 199 €/mois : 700 minutes incluses (puis 0,20 €/min au-delà) et 250 SMS inclus.

Le détail est sur la page tarifs. Vous pouvez aussi écouter un appel réel de notre propre agent avant de vous décider.

Sources

• Egora : « Les Français majoritairement opposés au déremboursement de l'ostéopathie, d'après un sondage » (sondage Odoxa, septembre 2025)
• osteopathes.pro : Démographie des ostéopathes en France en 2024
• Légifrance : arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services

Scénario illustratif publié le 11/11/2026. Les faits et chiffres cités ont été vérifiés auprès des sources ci-dessus à cette date.